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20 suggerimenti per la pianificazione del budget per un evento di successo

foto guardando sopra una scrivania con pagine di grafici, foglietti adesivi, persone che lavorano insieme

Vuoi che le persone ricordino l'esperienza del tuo evento e il tuo budget è la chiave per realizzare quei momenti speciali. Quando si crea un budget operativo per un evento, è importante iniziare con un piano. Sebbene sia impossibile avere un budget perfetto al centesimo, qui ci sono utili spunti per creare un quadro realizzabile e realistico per il tuo prossimo evento virtuale o di persona.



Conduci ricerche per il tuo budget

  1. Immagina il tuo evento - Primo consiglio, fai una pianificazione che non includa affatto i soldi. Crea una sequenza temporale che includa ciò che accadrà e il personale di cui avrai bisogno per ogni parte dell'evento. Condividilo con le parti interessate e assicurati che tutti siano sulla stessa pagina. Quindi puoi davvero iniziare a guardare i veri costi e le priorità per tutti coloro che stanno pianificando l'evento.
  2. Contanti - Quanto, realisticamente, puoi spendere per questo evento senza causare stress finanziario? Successivamente, chiarisci le tue priorità principali per questo evento. Questi saranno i tuoi 'elementi essenziali di guida' quando inizierai a restringere ciò che è necessario all'interno del tuo budget e ciò che non lo è.
  3. La posizione è importante - Pensa anche a un quadro generale della tua sede. Potresti usare uno spazio gratuito o donato? Assicurati di effettuare alcune chiamate preliminari per verificare la disponibilità e chiedere se ci sono costi aggiuntivi per l'utilizzo dello spazio, come servizi di pulizie e considerazioni sul parcheggio.
  4. Fai qualche ricerca sul cervello - Rete con persone che hanno fatto eventi simili, come altri eventi di raccolta fondi senza scopo di lucro. Chiedi informazioni sul loro budget e quali 'sorprese' si sono presentate che potresti non prendere in considerazione.
  5. Dati storici degli investigatori - Un altro componente di ricerca sta esaminando i budget degli eventi storici per la tua organizzazione. Se si tratta di un evento per la prima volta, cerca esempi di budget online con le stime dei prezzi correnti (che differiranno da area a area) per eventi simili.
  6. Tendenze dei prezzi - Ricerca le tendenze dei prezzi comuni nella tua zona per i tuoi articoli di grandi dimensioni come l'affitto della sede, le spese di ristorazione e le esigenze tecniche. Contatta diverse aziende per le offerte e assicurati di leggere le recensioni online e le valutazioni del Better Business Bureau.
  7. Elenco alto e basso - Crea un elenco per il tuo budget che tenga conto di dove puoi cavartela spendendo meno e dove non vuoi lesinare. Discutine con altre parti interessate dell'evento. Ad esempio, tutti sarebbero favorevoli a prendere in prestito i tavoli se possono essere coperti con tovaglie di alta qualità?
  8. Sponsor, donazioni e materiale gratuito, oh mio - Le donazioni e gli sponsor di eventi possono aiutarti a trasformare in realtà alcune voci del tuo budget. Torna a coloro che hanno aiutato in passato e fai un brainstorming su nuove attività che potrebbero essere entusiaste di aiutare. Utilizza i volontari il più possibile e assicurati di migliorare il tuo gioco di comunicazione e organizzazione con una registrazione.
  9. Elimina le sorprese - Dopo aver creato la cronologia del programma dell'evento e riassunto la tua ricerca, avrai una proiezione approssimativa delle spese totali. Ora puoi iniziare a compilare i dettagli, considerando quello che hai in banca e le tue guide essenziali, per ridurre al minimo le sorprese in seguito.

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Crea il tuo budget

  1. Costo sede - Tieni traccia di tutte le tariffe previste che potrebbero essere coinvolte con l'affitto dello spazio come le pulizie, eventuali esigenze di personale e di servizio e se ci sarà una spesa aggiuntiva per il noleggio di mobili.
  2. Segnaletica e decorazioni specifiche per il luogo - La personalizzazione è una tendenza in aumento nella pianificazione di eventi, quindi assicurati di considerare i costi di personalizzazione dello spazio con esigenze di arredamento e segnaletica che migliora l'esperienza dell'evento per gli ospiti.
  3. Tecnologia per eventi - Questa vasta gamma di esigenze potrebbe includere fotografia, suono, uno strumento di registrazione e video. Se avrai bisogno di un tecnico del suono esperto per il tuo evento, cerca le tariffe orarie e assicurati che questo costo sia incluso nel budget. Se il tuo evento includerà presentazioni video, assicurati di includere eventuali costi di produzione.
  4. Divertimento - Se offrirai onorari per oratori o assumerai intrattenimento, assicurati di includere le voci nel budget operativo. È altrettanto importante ottenere un contratto scritto chiaro, quindi le aspettative e il pagamento sono chiaramente enunciati.
  5. Costi di ristorazione - È qui che la tua ricerca ti aiuterà a navigare nei contratti di ristorazione. Se disponi di server, includi questo dettaglio nel budget e includi qualsiasi mancia che potresti voler dare. Assicurati di consultare attentamente la tua lista di alti e bassi poiché il catering può essere un'ottima fonte di spesa eccessiva o un ottimo posto per risparmiare.
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  1. Trasporti - È importante riflettere sulle esigenze di trasporto, poiché possono essere una sorpresa per il budget se non hai considerato i dettagli della cronologia o ciò di cui avrai bisogno per trasportare le persone. Ciò potrebbe includere cose come carrelli da golf per la navetta o rimorchi e camion per il trasporto di allestimenti o oggetti più grandi.
  2. Sicurezza, se necessaria - A seconda della natura del tuo evento, consulta i tuoi stakeholder per vedere se avere la sicurezza a portata di mano per una parte o tutto il tuo evento è nel migliore interesse della tua organizzazione.
  3. Grazie regali - Ricordare i tuoi sponsor e volontari con un ringraziamento dopo il tuo evento ha un grande impatto e si riflette positivamente sulla tua organizzazione. Tuttavia, anche il prezzo di un francobollo a volte può essere una sorpresa non così divertente! Assicurati di aggiungere al tuo budget tutti i piani che hai per ringraziare i tuoi aiutanti.
  4. Includi margine - Concediti un po 'di margine di manovra nel tuo budget; alcuni dicono di includere fino al 20% del budget dell'evento per le eccedenze di budget. Se vuoi organizzare il tuo evento senza far sudare proiettili su ogni piccola cosa, quest'ultima riga del tuo budget salverà la tua sanità mentale ogni volta.

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Attività post-evento

  1. Sii un risparmiatore - Assicurati di conservare tutte le ricevute, i contratti della sede e gli accordi sul personale mentre procedi. Prendi in considerazione l'utilizzo di un'app scanner gratuita per scattare foto di tutti i tuoi documenti per tenerli a portata di mano e organizzati.
  2. Riassumi risparmi e sorprese - Dopo l'evento, assicurati di aggiornare la spesa prevista rispetto a quella effettiva. Se ci fossero aree di risparmio positive, non farà male sottolineare alla tua organizzazione il valore che hai portato al processo. Infine, assicurati di prendere nota se c'erano elementi pubblicitari a sorpresa che potrebbero dover essere aggiunti per eventi futuri.

Il tuo budget è il collante che unisce tutte le parti in movimento del tuo evento, quindi è fondamentale dedicare il tempo e l'attenzione che merita. Avere in mano un budget accurato e accurato sarà come avere un playbook vincente per il prossimo evento della tua organizzazione. Forza squadra!



Julie David è una scrittrice freelance, educatrice e moglie di pastori del Midwest a cui piacciono gli abbracci calorosi.

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